ЯЗЫК | RU
ПОИСК

Корпоративный портал – эффективное хранение файлов. Часть 2

 

Для того, чтобы разработанным портальным решением пользовались, нужно, чтобы это было удобно и понятно пользователям, администраторам, и другим заинтересованным лицам.

 

Несмотря на то, что я бы хотел рассказывать только о хранении файлов, все равно, попутно, возникает задача хранения и другой информации: заметок, различных списков, электронной почты и других данных. Поэтому в статье будут несколько затронуты и эти вопросы.

 

Какие же задачи возникают у разных категорий сотрудников и за счет чего они могут быть реализованы. Ниже приведена таблица с задачами и средствами реализации решения. При этом подразумевается следущее:

 

  • Понятно, что даже стандартные функции WWS,MOSS или других продуктов нужно настраивать (а может и дорабатывать) и это должен делать специалист
  • WSS – Windows SharePoint Services (с версии 2010 SharePoint Foundation). Его функции включены в MOSS и поэтому если указан WSS – это значит, что и MOSS может решить те же задачи.
  • Search Server – продукт на базе WSS с расширенными возможностями поиска
  • MOSS – Microsoft Office SharePoint Server, продукт на основе WSS с расширенными возможностями
  • ISA - Microsoft Internet Security and Acceleration Server (с 2008 года Forefront Threat Management Gateway)

Задача

Кому это нужно

Чем реализуется

Удобство нахождения нужной информации, файлов и данных Все пользователи  
* Первоначальная структуризация и категоризация информации Делается вручную
* Миграция данных с существующих систем хранения Делается вручную
* Удобство навигации WSS
* Категоризация информации MOSS
* Поисковая система WSS – базовые возможности MOSS - расширенные
* Карта портала Нужно дорабатывать
* Оповещения WSS
Удобство доступа и просмотра информации Все пользователи  
* Удаленный доступ и доступ через Web WSS (удаленный доступ реализуется средствами дополнительных продуктов типа ISA Server )
* Просмотр документов через Web MOSS
* Настройка представления информации WSS (это должен уметь пользователь)
* Объединение данных из различных источников MOSS
Удобство работы с информацией Все пользователи  
* On-line и Off-Line режим WSS (за чет клиентских приложений)
* Блокировка от модификации WSS
* Утверждение содержимого WSS – базовые возможности MOSS – расширенные
* Согласование содержимого WSS – базовые возможности MOSS – расширенные
* Использование разных версий WSS
*Совместное одновременное редактирование документов Есть в Excel при работе с общими файловыми папками
Дополнительные возможности появились SharePoint Server 2010
Глубокая интеграция с офисными приложениям Все пользователи  
* Возможности открытия документов WSS (за cчет клиентских приложений)
* сохранения, просмотра версий WSS (за cчет клиентских приложений)
* Другие действия прямо из офисных приложений WSS (за чет клиентских приложений), а также нужно дорабатывать
Удобство обнаружения расположения куда и как сохранять файлы и данные Редакторы содержимого  
* Часто используемые ссылки MOSS и клиентские приложения (и хорошо бы доработать)
* Обнаружение расположений куда можно сохранять информацию MOSS (и хорошо бы доработать)
* Правила сохранения данных Редакторы содержимого  
* Описание и рекомендации Нужно настраивать, описывать, разрабатывать компоненты
* Автоматические проверки WSS (требуется глубокая настройка)
Защита данных Пользователи, администраторы  
* Определение прав доступа WSS (и хорошо бы доработать)
* Антивирусная проверка WSS (средствами сторонних антивирусов)
* Защита от утечки во вне WSS (Средствами интеграции с RMS)
Обнаружение некорректного хранения информации Ответственные за хранение информации пользователи администраторы  
* дублирующая информации Нужно дорабатывать
* Неправильное название файлов Нужно дорабатывать
* Неправильное использование версий и черновиков Нужно дорабатывать
* Неполная информация о документах Нужно дорабатывать
Определение и работа с устаревшей информацией Ответственные за хранение информации пользователи администраторы  
* Нахождение устаревшей информации WSS (Нужно дорабатывать)
* Сжатие данных Нужно дорабатывать
* Перевод данных в архив MOSS (Нужно дорабатывать)
Средства работы с архивом MOSS (Нужно дорабатывать)

 

Из приведенной таблицы можно сделать выводы, что при внедрении портала (использование и сопровождение рассмотрим в следующих статьях) как инструмента хранения файлов нужно:

 

  1. Совместно заказчику и исполнителю выработать правила хранения и категоризации информации (документы которые будут обязательны для исполнения всеми пользователями)
    • какие данные и где хранить
    • как файлы должны называться
    • какие дополнительные свойства должны быть у каких документов
    • какие списки для навигации нужно предусмотреть)
    • какие правила устаревания данных и передачи их в архив
    • правила уничтожения документов (в том числе черновиков и версий)
    • Правила по безопасности данных (кому и что разрешать делать)
  2. Совместно заказчику и исполнителю первоначально структурировать, категорировать и перенести файлы (и при необходимости другие данные)
  3. Исполнителю настроить «стандартные» функции портала (на базе SharePoint) и сопутствующих продуктов
  4. Исполнителю разработать компоненты для
    • Удобства обнаружения «куда сохранить файл» (например, карта портала с описанием списков и библиотек, куда всегда может обратиться пользователь)
    • Средства обнаружения дублирования информации (некий сканер, который выводил бы подобную информацию)
    • Дополнительные средства категоризации и навигации (разработка и настройка новых типов данных)
    • Средства проверки вводимых данных (обработчики событий, рабочие процессы и др.)
    • Инструменты обнаружения и архивирования «устаревшей» информации (средства архивирования документов, скрытия элементов списков, архивирования узлов, удаления черновиков)
  5. Обучить пользователей работать с новыми функциями и инструментами.