ЯЗЫК | RU
ПОИСК

Компания ZK Research по заказу компании Cisco провела исследование, в ходе которого были сформированы основные характеристики современного решения для совместной работы

 

Новое время – новые решения

Сегодня компаниям нужна такая базовая платформа для совместной работы, при помощи которой ИТ-отделы смогут предоставить персоналу средства для эффективного сотрудничества сегодня, а в будущем добавлять другие приложения. Современное решение для совместной работы отличается от устаревших систем и решений, где каждое средство совместной работы — для передачи голоса, видеосвязи, организации конференций и контакт-центра — развертывалось независимо от других. Это приводило к несогласованности пользовательских возможностей, высоким затратам на развертывание и отсутствию интеграции между решениями.

На что обратить внимание

По мнению экспертов ZK Research, сегодня организациям требуется решение для совместной работы со следующими характеристиками:

 

Обширный набор функций совместной работы, включая передачу голоса, центр обработки вызовов, видеокоммуникации, конференц-связь, мобильные возможности, контроль присутствия, чат и контакт-центр. Среда совместной работы непрерывно усложняется, что показывает систематизация технологий сотрудничества, выполненная компанией ZK Research (см. рисунок). Маловероятно, что один человек будет использовать все эти функции - большинству сотрудников потребуется лишь их часть. Поэтому важно предложить работникам широкий спектр инструментов.

 ZK Researh1

Несколько моделей развертывания. Развертывание решений в разных компаниях происходит по-разному. Одни организации предпочитают традиционное внедрение технологий на собственном оборудовании, другие выбирают виртуальную инфраструктуру, третьи — облачную среду. Решение для совместной работы должна поддерживать любую выбранную заказчиком модель развертывания, отвечающую уникальным потребностям организации, в том числе гибридные среды. В существующем разнообразии способов развертывания каждая организация с учетом своей среды, потребностей и бизнес-модели должна найти наиболее оптимальный.

 

Поддержка нескольких типов сотрудников. Традиционные решения для совместной работы были ориентированы на поддержку внутрикорпоративных сотрудников.

Современная платформа для совместной работы должна поддерживать все типы сотрудников, работающих в офисе, на дому, а также мобильный персонал и пользователей B2B и B2C.

 

Архитектурный подход. Сегодня для инструментов совместной работы требуется объединение нескольких серверов, инфраструктуры приложений, проводных и беспроводных сетей и других компонентов. Архитектурный подход позволяет избежать многих проблем при развертывании комплексных решений для совместной работы, например, поддержка качества обслуживания на всех участках сети, обеспечение согласованных возможностей для пользователей, быстрое выделение ресурсов для новых сотрудников.

Архитектурный подход может ускорить развертывание, повысить удобство работы пользователей и снизить общин эксплуатационные затраты на 30 % по сравнению с решениями, позиционируемыми как лучшие в своем классе. Выбор правильной архитектуры также обеспечивает поддержку текущих требований компаний и гарантирует решение будущих бизнес-задач.

 

Снижение совокупной стоимости владения. Хотя новые решения и системы имеют гораздо больше функций и возможностей, они требуют меньше оборудования, проще в управлении, более гибки в интеграции с другими  ИТ-системами, использующиеся в организации. В результате снижается совокупная стоимость владения системами связи в целом.

 

Выбор есть

Корпоративный портал IT-BRAMA (варианты IT-BRAMA Standard и IT-BRAMA Enterprise) является одним из решений, в котором выше описанные характеристики реализованы наиболее. Портал IT-BRAMA позволяет автоматизировать процессы совместной работы, накопления знаний и улучшения взаимодействия между сотрудниками. Благодаря корпоративному порталу (интранет порталу) можно построить среду совместной работы сотрудников отделов, рабочих групп и проектов, сотрудникам более эффективно решать поставленные задачи, а руководству – оперативно отслеживать ход выполнения работ.

Современные проблемы бизнеса

 

Современные проблемы бизнеса выражаются в следующем:

• Принимать правильные решения как можно быстрее;

• Выполнять больший объем работы в небольших командах;

• Соответствовать нормативным актам и законодательству;

• Получать больше преимуществ от партнерства;

• Увеличивать удовлетворенность клиентов;

• Обеспечить коммуникации как внутри компании, так и вне ее.

И в результате, издержки уменьшаются, а доходы увеличиваются.

Технологии Microsoft SharePoint (интранет порталы или корпоративные порталы, рабочие группы, электронная почта, уведомления, веб-конференции, форумы, блоги и т.д.) — составляют единый инструмент для совместной работы и управления процессами и данными внутри и вне организации.

 

Портал - как решение актуальных задач бизнеса

 

Для решения вышеописанных задач оптимально подходит использование единого корпоративного портала с доступом ко всей необходимой информации. В данном случае, речь идет об использовании портала на базе Microsoft SharePoint.

Корпоративный портал это:

• общий портал для сотрудников и посетителей (специализированные сайты отделов, департаментов, проектов);

• поддержка коллективной работы (общие календари, задачи, уведомления о совещаниях, дискуссии, блоги);

• автоматизация документооборота (мониторинг, управление жизненным циклом документов, автоматизация бизнес-процессов);

• поддержка принятия решений (ключевые метрики эффективности работы, отчеты из различных бизнес приложений).

Как видно, корпоративный портал аккумулирует все механизмы, которые необходимы для эффективной совместной работы.

 

Необходимые факторы для совместной работы

 

Совместная работа – это совместное выполнение группой специалистов некоторых действий для достижения какого-либо результата. В зависимости от задач, решаемых в ходе совместной работы, необходимы:

• участники, имеющие соответствующие права;

• хранилище общих данных (документы, списки, ссылки) с дополнительной информацией (мета информацией), и разделение доступа к данным, ведение информации о развитии проекта;

• взаимодействие между пользователями (назначение заданий, просмотр расписаний, просмотр активности, обсуждения, опросы);

• поиск, обнаружение изменений в данных;

• утверждение данных, публикация результатов;

• быстрое создание документооборота;

• доступ к данным проекта различными способами.

Именно совместная работа над документами, повсеместный доступ к информации, удобный и релевантный поиск информации, интеграция с уже внедренными в компании учетными системами, эффективные внутренние и внешние коммуникации – ключевые факторы, определяющие качество совместной работы. Все это лучшим образом реализовано в корпоративных порталах, в частности, порталах, построенных на базе Microsoft SharePoint.

Корпоративный портал. Базовая фукнциональность.

 

Базовая функциональность корпоративного портала IT-Brama упростит поиск необходимой информации по информационным ресурсам компании, предоставит возможность своевременного оповещения сотрудников компании о предстоящих событиях, изменениях в структуре компании, новостях, принятых постановлениях, поставленных задачах. Облегчит и ускорит адаптацию новых сотрудников в компании за счет предоставления полной информации о компании, ее миссии, структуре, предоставления информации о программах необходимых для выполнения своих обязанностей. Позволяет выделить лучших сотрудников, повысить эффективность взаимодействия сотрудников благодаря социальным элементам портала и повысить их мотивацию.

 

 

Модуль «Отдел кадров»

 

Поможет Вам автоматизировать работу сотрудников отдела кадров, что даст возможность более эффективно организовать работы по разработке кадровой политики и в соответствии с ней осуществлять: подбор, расстановку, изучение и использование специалистов. Используя данный модуль Вы сможете формировать более стабильный и сплоченный коллектив, создавать и поддерживать в актуальном виде кадровый резерв, облегчив задачи по организации учета кадров. Данный модуль позволяет: структурировать задачи и обязанности сотрудников в отделе кадров, обеспечить полной информацией, необходимой для работы сотрудников (куда входит и поисковая система), накапливать и структурировать документы отдела, предоставить удобный интерфейс заявок на поиск новых сотрудников, увеличить эффективность подбора персонала за счет специальных решений разработанных непосредственно для отдела кадров.

 

 

Модуль «Офис-менеджер»

 

Упростит работу офис-менеджера, поможет сделать более эффективным управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством и главное – персоналом офиса. Также облегчит выполнение дополнительно возлагаемые обязанности на офис-менеджера, такие как ведение кадрового делопроизводства, оформление первичных бухгалтерских документов, проведение переговоров с посетителями офиса и распределение ресурсов компании (переговорных, водителей и т.д.).

 

Модуль «Офис-менеджер» дает возможность автоматизировать многие задачи офис-менеджера и главное, сделать его работу прозрачной, чтобы ответственные сотрудники компании могли видеть занятость менеджера, статусы заявок и многое другое, предоставить инструментарий для хранения различной информации. Этот модуль в совокупности с множеством специальных решений решит большинство сложностей, возникающих в работе офис-менеджера.

 

 

Модуль «Канцелярия»

 

Облегчает работу сотрудников отдела канцелярии в обеспечении единого порядка документационного обеспечения предприятия.

Модуль повышает эффективность работы отдела канцелярии, за счет автоматизации таких задач сотрудников, как контроль исполнения документов и подготовка их к передаче в архив, предоставления инструментария, который обеспечит возможность ускорить поиск необходимой информации по документу или отделу и специально разработанного инструментария, позволяющего оперативно реагировать на поступающие в отдел заявки.

 

 

Модуль «Финансы»

 

Повысит эффективность отдела «Финансов» в выполнении таких обязанностей, как: учет, анализ, бюджетирование, планирование, контроль и управление финансовыми потоками компании. Этот модуль упрощает работу отдела «Финансов», за счет автоматизации процесса сбора информации, формирования отчетов, предоставления актуальной информации по отделу и финансовому состоянию компании. Благодаря легкой интеграции с другими учетными системами и специальным решениям, разработанным специально для узла «Финансы», Вы сможете получить более эффективное управление финансовыми потоками компании.

 

 

 

Модуль «Отдел продаж»

 

Упростит и частично автоматизирует работу сотрудников отдела продаж, что позволит Вашим сотрудникам работать более эффективно, что напрямую связанно с повышением прибыли компании. Модуль имеет функциональность, формирующую CRM систему.

С помощью данного модуля Вы облегчите работу сотрудников отдела продаж, за счет календарей событий, в которых будет участвовать компания, списков контактов и удобного поиска по ним. Также предоставляется инструментарий, обеспечивающий получение актуальной информации о коммерческих предложениях, хранилище всей маркетинговой информации о компании, независимо от времени ее разработки, возможность регистрации всех взаимодействий сотрудников с потенциальными клиентами.

 

 

Модуль «Логистика»

 

Автоматизирует некоторые участки работы в отделе логистики, что уменьшит количество издержек при доставке необходимой продукции соответствующего качества, поможет отслеживать статусы выполнения заявок и статусов доставки продукции, упростит выбор компаний перевозчиков для определенных типов продукции за счет собственных календарей и системой поиска преднастроенной специально для отдела логистики.

 

 

Модуль «Техническое обслуживание»

 

Модуль разработан для сотрудников отдела отвечающих за техническое обслуживание компании и упрощает их работу за счет удобного инструментария: поиска и предоставления информации об оборудовании, его местонахождении и назначении. Также специальные решения, разработанные для отдела «Технического обслуживания», позволяют автоматизировать способы подачи и выполнения заявок на ремонт или обновление оборудования, а хранилище документов отдела позволит сохранить всю информацию о проведенных работах, графиках регулярного обслуживания и всю необходимую документацию по оборудованию. Также предусмотрена возможность учета затрат времени и материалов по каждому инциденту, система анализа сроков и качества выполненных работ.

 

 

Модуль «Служба IT»

 

Обеспечивает удобный инструментарий для работы сотрудников отдела IT, который поможет оперативно реагировать на заявки, контролировать выполнение задач, организовать хранение списков обслуживаемых участков компании и оборудования, поисковую систему по информационным ресурсам отдела и документам. Используя данное решение Вы сможете уменьшить затраты времени сотрудников на поиск необходимой информации для решения поставленных задач, тем самым увеличите эффективность работы сотрудников отдела IT в несколько раз. Наши специально разработанные решения помогут сотрудникам IT быстро найти и локализовать проблемные участки в работе Ваших систем.

 

 

Модуль «Хранилище документов»

 

Данный модуль разработан для организации и структуризации документов Вашей компании по наиболее удобной схеме хранения документов. С помощью данного модуля Вы легко сможете создать библиотеки знаний, партнеров и клиентов, архивы необходимых и устаревших документов, организовать медиа хранилище и многое другое.

 

 

Модуль «Узлы отделов и рабочих групп»

 

Позволяет максимально упростить навигацию, предоставить быстрый поиск любой информации, касающейся отделов и рабочих групп, такой как документы, заявки, задачи, календари, обсуждения и многое другое.