ЯЗЫК | RU
ПОИСК

Электронный документооборот неэффективен или отсутствует

 

Если компания сталкивается с такими проблемами как потеря документов, затруднен или невозможен поиск необходимых документов, долгие и трудоемкие процедуры согласования, исправления, утверждения документов, невозможность определить последнюю версию документа или среди дублирующих документов найти требуемый – то необходимо внедрение системы электронного документооборота. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет компании сократить затраты на бумажные документы, уменьшить непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников, упорядочить и обезопасить работу с документами, ускорить информационные потоки (движение документов) внутри компании.



В IT-BRAMA система электронного документооборота реализована в виде «облачных» сервисов.



Самое первое и главное преимущество использования облачных систем документооборота для малого и среднего бизнеса – это снижение затрат. За счет наличия готового инструментария, большого количества базовых шаблонов – внедрение СЭД занимает малый промежуток времени, а настройка и дальнейшее сопровождение практически не требуют дополнительных затрат.



Второе основное преимущество облачных СЭД – возможность мобильной работы с документами. Благодаря СЭД можно ставить задачи, согласовывать документы, принимать решения даже не находясь в офисе, имея на руках только планшет или смартфон с доступом в Интернет.



Для крупных компаний актуальны вопросы защиты данных от утечки, важен человеческий фактор при работе с паролями и информацией (например, уход недовольного администратора может стоить крупной компании нескольких дней жизни). Облачные СЭД помогают избежать подобных проблем. Не менее актуален вопрос контроля бизнес-процессов, который оптимально решен в СЭД. Любой руководитель может ограничить доступ своим сотрудникам к той или иной информации, параллельно отслеживая, на какой стадии находится согласование документа, какие правки в него уже были внесены.



Помимо основных преимуществ, так же выделяют дополнительные:



  • в СЭД хорошо налажен тематический поиск и поиск по запросам – даже самый старый приказ найдется легко;
  • данные клиентов систематизированы любым удобным образом;
  •  просмотр всех документов осуществляется даже при отсутствии на компьютере предустановленных программ;
  • согласование и подписание документов выполняется за короткий промежуток времени;
  • автоматизированы процессы совместной подготовки, рецензирования, согласования, утверждения документов;
  • реализована удобная регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних);
  • возможно разграничение прав доступа сотрудников при работе с документами;
  • гибкая настройка движения документов;
  • возможен контроль за ходом и результатом выполнения работ;
  • можно создать электронный архив;
  • все задачи и виды документов доступны сотрудникам прямо на их рабочих местах.