ЯЗЫК | RU
ПОИСК

Корпоративный портал на базе SharePoint. Часть 3 – Внедрение

 

В этой части статьи будут рассмотрены основы удачного внедрения эффективного портала.

 

Предпосылки для создания эффективного портала

 

На мой взгляд, выражение «мы должны внедрить портал» совершенно неправильное по своей сути. Дело в том, что никто не говорит что «мы внедрили компьютерную сеть в нашу организацию» или что-то подобное. Я думаю, что невозможно с самого начала расписать что будет на корпоративном портале и как это все будет работать. Что я имею ввиду? Microsoft позиционирует SharePoint как единую точку входа в систему, в корпоративную информационную сеть. Поэтому в область действия портала в идеале должны быть переведены все приложения, вся документация, вся бизнес-логика работы фирмы. Естественно, что это не может быть сделано за один день, месяц или год. В связи с автоматизацией, возможно оптимизацией работы и, следовательно, упрощением некоторой деятельности могут поменяться механизмы управления и ведения бизнеса, измениться структура фирмы и взаимодействие подразделений и отдельных сотрудников.

 

В связи развитием технологий может меняться и возможности и задачи инфраструктуры с одной стороны, и программных продуктов с другой. И поэтому процесс внедрения портала, а точнее задача автоматизации работы с помощью портальных решений не может быть быстрым — он должен быть постоянным и все время способствовать повышению эффективности работы.

 

 

Внедрение портала на базе SharePoint

 

Я думаю, что наиболее эффективным является первоначально привлечение пользователей для работы с SharePoint как с общим хранилищем данных, узлом для выполнения совместной работы над проектами на базе WSS. Затем, когда действительно потребуется задачи автоматизации взаимодействия между командами и подразделениями, а также более полной интеграции информационной среды компании — внедрение корпоративного портала. В любом случае на момент начала внедрения портала должно быть:

 

  • Обученные пользователи (умеющие и постоянно использующие клиентские приложения Office, Internet Explorer, особенно Outlook и Communicator для совместной работы)
  • Необходимость дальнейшей автоматизации, исходящая от пользователей
  • Специалисты, хотя бы один, способный увидеть на базе каких продуктов возможно построение решений для удовлетворения потребностей пользователей.

 

После выполнения этих условий внедрение корпоративного портала мне видится таким образом:

 

  • Создание первоначальное видение того решения, которое может быть построено на базе SharePoint. Это подразумевает описание общих постулатов, которыми будут руководствоваться как разработчики и администраторы, так и пользователи. Эти постулаты могут включать в себя требования по безопасности, количеству порталов (внутренние и внешние), возможности по их взаимодействию (например, требование автоматизация ведения новостей на внешнем портале исходя из внутреннего и публикация новостей на внутреннем исходя их новостей в подразделениях), надежности, способов архивации данных и др.
  • Исследование инфраструктуры, необходимости и возможной эффективности создания решений на базе SharePoint.
  • На основании этого создается перечень необходимых задач, которые могут быть реализованы с помощью портала. Примером может быть создание решений для:
    • предоставления общей информацией о подразделениях для повышения эффективности взаимодействия между ними
    • оперативное предоставление аналитической информации бизнес пользователям.
    • Эффективного поиска информации
    • повышения ведения и обмена документации внутри подразделений
    • упрощения ознакомления молодых специалистов с правилами и порядком работы, порядком решения проблем и задач, предоставляемыми сотрудникам сервисами и услугами, нормативной документацией, списком сотрудников, упрощения введения новых сотрудников в коллектив и др.
    • предоставление информации в Интернет и ведения электронного бизнеса
    • автоматизации документирования принятых решений путем ведения собраний
    • автоматизации других задач
  • Создание концепции создания решения, в рамках которой обосновывается:
    • приоритетность и последовательность выполнения задач
    • планы выполнения задач
    • возможности и правила изменения как установленных постулатов и концепции, так и структуры и правил работы компании
    • ожидаемый результат некоторый период (например, 2 года)
    • порядок взаимодействия разработчиков, администраторов и пользователей решения.
  • Создается техническое задание под каждую решаемую задачу с учетом постулатов, записанных в видении и концепции.
  • Создается само решение. Это может быть просто шаблон узла, который будет применяться для всех подразделений, команд или проектов, набор документов о порядке работы пользователей в тех или иных ситуациях, или это может быть сложное решение по автоматизации документооборота или интеграции нескольких систем.
  • Обучение пользователей и объяснения пользователям как обеспечить обратную связь с разработчиками.
  • Поддержка созданного (или настроенного) решения
  • Создание следующего решения