Корпоративный портал: эффективное хранение файлов. Часть 1

 

Корпоративный портал – это единая точка информации для сотрудников организации. Это означает, что, в идеале, все данные, приложения и файлы должны располагаться тут. Т.е. в идеале все проекты и документация к ним должны весить на портале, все регламенты, стандарты, распоряжения, новости, описания и все-все остальное должно быть там.

 

Файлы, данные… А задумывались ли Вы почему файлы в общих папках очень часто называют «файловой помойкой»? Ответ прост: когда пользователи работают с файлами нет стандартов, отвечающих на вопросы типа «Какая должна быть структура общих папок?», «Как файлы должны именоваться?», «Где файлы должны храниться», «Как архивировать файлы», «Как передавать дела (в том числе и файлы после увольнения сотрудника)» и другие.

 

Представим, что Вы решили именно так использовать портал – навести порядок в документах в компании.

 

Допустим компания, которая вам внедряет портал, или вы своими силами структурировали и перенесли на портал всю необходимую информацию, а остальное «передали в архив». Конечно же, возникает вопрос «Что сделать, чтобы портал не стал такой же «помойкой», как и общие папки».

 

Чтобы избежать этой проблемы, нужно выполнить такие условия:

 

1. Внедренное решение должно обладать:
   • Жёсткой структурой и гибкой системой расширения решения
   • Средствами поиска типа «куда сохранить мой документа»
   • Средствами обнаружение старых данных и документов
   • Средствами передачи информации в архив
2. В компании должны
   • Быть разработаны стандарты, описывающие, как и что сохранять, как передавать дела, файлы и другую информацию при увольнении сотрудника
   • Назначены ответственные за ведение и поддержку актуальности информации.
3. Сотрудники компании должны:
   • Быть обученными по работе с порталом
   • Понимать, что документы не должны находиться на рабочих столах, а должны быть на портале
   • Понимать, как и куда сохранять файлы, как их именовать
   • Понимать как категоризировать и структурировать данные
   • Уметь искать информацию
   • Уметь настраивать представление информации так, так им это было бы удобно
   • Знать, что нужно делать если наши ошибки при работе портала или возникли предложения по его улучшению
4. Системные администраторы должны иметь:
   • Возможности обнаруживать неиспользуемую информацию или информацию, которая неправильно ведется
   • Обратную связь от пользователей

 

Как добиться выполнения каждого из пунктов и сделать решение эффективным, я расскажу в следующих статьях.